Depuis la création de Maje-Conseil, nous accompagnons des PME et des ETI dans leurs réponses aux appels d'offres publics. Nous lisons chaque année des centaines de DCE. Cette lecture répétée fait apparaître des pratiques qui reviennent souvent, sans intention de nuire de la part des acheteurs ou des maîtres d'œuvre, mais qui compliquent la vie des entreprises sans que cela soit toujours perçu du côté de la rédaction du dossier.
Nous partageons ici trois constats. Non pas pour pointer du doigt, mais parce que nous pensons qu'une meilleure compréhension mutuelle entre acheteurs et entreprises profite à tout le monde. C'est aussi le sens de notre métier.
1. Des pièces du marché qui se contredisent entre elles
Il arrive qu'un même CCTP se contredise d'un chapitre à l'autre, parfois même dans un même paragraphe. Nous avons récemment relevé un exemple sur un marché d'entretien d'espaces verts pour un office HLM. Le CCTP interdisait l'usage de produits phytosanitaires. Il décrivait plus loin, pour la préparation d'un semis de prairie, une application de glyphosate puis d'un désherbant systémique. Le tout dans un contexte où un jardin potager voisin était conduit en permaculture et où l'opération visait une certification environnementale du chantier.
Vu depuis le bureau d'études qui rédige le CCTP, ce genre de contradiction passe souvent inaperçu. Le document a été construit par assemblage de pièces types, révisé par plusieurs mains, sur un temps long. Vu depuis l'entreprise, la contradiction devient un choix à faire dans l'urgence. Chiffrer la solution chimique décrite dans le CCTP, au risque de se voir reprocher en exécution une incompatibilité avec les exigences environnementales affichées ailleurs dans le dossier. Ou anticiper une méthode alternative, travail du sol, faux semis, désherbage mécanique puis manuel, plus coûteuse en temps et en main-d'œuvre, sans certitude que cette lecture soit la bonne.
Deux entreprises sérieuses, lisant le même dossier, peuvent proposer deux offres construites sur des hypothèses différentes.
C'est pour cela que nous interrogeons systématiquement l'acheteur avant le dépôt des offres dès qu'une ambiguïté de ce type apparaît. Une question posée à temps évite souvent bien des malentendus en exécution, pour l'acheteur comme pour l'entreprise.
2. Des métrés renvoyés à la charge du candidat, sans base commune
Deuxième constat, tout aussi fréquent. Certains maîtres d'œuvre transfèrent aux candidats la charge de reconstituer eux-mêmes les quantités de la DPGF, faute d'avoir métré leur propre projet. Parfois la colonne « quantité MOE » est simplement vide.
Nous avons nous-mêmes récemment interpellé un acheteur sur ce point. En l'absence de quantités fixées, chaque entreprise doit reconstituer ses propres métrés à partir des seuls plans et rapports de repérage. Les hypothèses varient d'un candidat à l'autre. Cette reconstitution n'a rien d'une simple mise en prix. C'est un travail d'étude quantitative, relevé de surfaces, métrés par nature de matériau et par bâtiment, qui demande du temps et de la rigueur.
Nous comprenons que ce travail puisse être motivé par des délais de conception serrés côté maîtrise d'œuvre. Mais reporté sur chaque candidat, il pèse différemment selon la taille de l'entreprise. Une PME sans trésorerie d'avance chiffrera au plus juste, sur la base de son propre métré, sans filet. Une entreprise plus grande pourra parfois absorber l'écart en négociation ou en exécution. Ce n'est pas un problème de mauvaise foi de part et d'autre. C'est une charge mal répartie.
Que chaque candidat vérifie les quantités avant de chiffrer reste une démarche normale et même souhaitable. Ce que nous questionnons est différent. Ce n'est pas le contrôle des quantités par les PME qui pose problème, c'est l'absence de quantités communes à contrôler. Si chaque entreprise part de son propre métré plutôt que d'une base fixée par le marché, aucune ne peut plus être notée dans les mêmes conditions que les autres.
Il y a également une conséquence moins visible de cette absence de métrés fiables : elle ne s’arrête pas au stade de la consultation. Lorsqu’un marché est construit sur des quantités sous-évaluées ou insuffisamment vérifiées, les écarts apparaissent souvent en phase d’exécution. Des prestations supplémentaires ou des quantités plus importantes que celles prévues deviennent alors nécessaires, avec à la clé des modifications du marché et des avenants. Le montant initial du marché ne constitue plus une vision suffisamment fiable du coût réel de l’opération, et la maîtrise d’œuvre comme l’acheteur peuvent perdre progressivement la visibilité sur le coût final du projet. Ce phénomène est d’autant plus problématique que l’écart n’est pas toujours identifié au moment où les premières hypothèses de chiffrage sont établies. Une quantité mal estimée au départ peut ainsi produire un double effet : elle crée une inégalité entre les entreprises au moment de la remise des offres, puis une incertitude sur le coût réel de l’opération au moment de son exécution.
Une imprécision dans le DCE devient une hypothèse dans l’offre, une discussion pendant la préparation du chantier, puis potentiellement un surcoût, un délai ou un avenant pendant l’exécution.
La qualité du métré n’est donc pas seulement un enjeu de chiffrage pour les candidats. C’est aussi un enjeu de maîtrise du coût final pour l’acheteur.
3. Des délais qui pèsent différemment selon la taille de l'entreprise
Le temps.
Le candidat est presque toujours pressé. Les délais de réponse aux appels d'offres restent souvent contraints, et l'entreprise s'organise pour tenir ce rythme, y compris pour les demandes de complément ou les phases de négociation. Cette contrainte est le plus souvent comprise et acceptée.
Ce qui pèse davantage, c'est ce qui se passe après. Répondre à une consultation représente un investissement réel de temps pour une PME. Du temps personnel, du temps de production détourné, souvent sans certitude d'être retenu. La réponse de l'acheteur, une fois l'offre déposée, prend parfois plus de temps que ce que l'entreprise avait anticipé. Pendant cette attente, l'entreprise doit continuer à remplir son carnet de commandes, sans pouvoir compter sur une attribution encore incertaine. Si le marché lui est finalement confié, elle se retrouve à devoir absorber un pic d'activité qu'elle n'avait pas prévu, avec la sous-traitance comme seule variable d'ajustement.
Un dernier point rejoint cette question du temps. Certains plannings prévisionnels de démarrage ne correspondent déjà plus à la réalité au moment de la publication du marché. Des dates de démarrage déjà dépassées, ou très proches de la date limite de remise des offres. Un planning sincère, même resserré, permettrait à une PME de s'organiser en amont plutôt que de découvrir, une fois le marché notifié, qu'elle doit s'adapter dans l'urgence.
Pourquoi nous sommes là
Nous ne portons pas ces constats pour opposer acheteurs et entreprises. La commande publique repose sur une relation de confiance qui gagne à être mieux comprise des deux côtés. Les acheteurs et les maîtres d'œuvre travaillent avec leurs propres contraintes de calendrier, de moyens et de complexité réglementaire. Les entreprises, en particulier les PME, travaillent avec les leurs, une trésorerie limitée, une équipe restreinte, un agenda de chantier à tenir.
C'est cet écart de compréhension que nous cherchons à combler. Notre rôle est de lire un dossier de consultation avec le regard de l'entreprise qui devra l'exécuter, d'identifier ce qui est ambigu ou déséquilibré, et de poser les bonnes questions au bon moment plutôt que de découvrir un problème une fois le marché en cours. Un candidat qui comprend exactement ce qui est exigé de lui répond mieux, et une entreprise qui répond mieux exécute mieux.
C'est cette compréhension mutuelle, entre le monde de la commande publique et celui des entreprises, que nous essayons de construire à chaque dossier. C'est aussi ce pour quoi Maje-Conseil existe.